Kvinesdal kommune behandler personopplysninger blant annet for å kunne utføre lovpålagte oppgaver og tjenester, og for å kunne saksbehandle henvendelser fra deg. Når kommunen «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi innhenter opplysninger, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem. 

Dersom kommunen ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene og hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene (f.eks. ved spørreundersøkelser).

• Personopplysningsloven og Personvernforordningen (GDPR) regulerer adgangen til å behandle personopplysninger og dine rettigheter.
• Arkivloven inneholder regler for hvordan dokumenter skal lagres, og når de skal til arkivinstitusjon.
• Opplæringsloven har regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen.
• Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn skal behandles, herunder hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.
• Helse og omsorgstjenesteloven gir innbyggerne rett til nødvendige helse- og omsorgstjenester.
• Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unndras offentlighet.
• Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i en sak har du særskilte rettigheter.
• Kommuneloven omhandler kommunal organisering, saksbehandling, økonomisk forvaltning og planlegging i kommunene.
• Arbeidsmiljøloven skal sikre et godt arbeidsmiljø, trygge og rettferdige ansettelsesforhold, et inkluderende arbeidsliv og samarbeid mellom arbeidstakerne og arbeidsgiverne.
• Barnevernloven skal sikre at barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, og å bidra til at barn og unge får trygge oppvekstsvilkår.
• Sosialtjenesteloven skal bedre levekårene for vanskeligstilte.
• Helsepersonelloven skal bidra til sikkerhet for pasienter og kvalitet i helse- og omsorgstjenesten.
• Folketrygdloven regulerer folketrygden.
• NAV-loven skal legge til rette for en effektiv arbeids- og velferdsforvaltning.
• Regnskapsloven regulerer hvordan norske bedrifter skal føre regnskap.
• Ekomloven har som formål å sikre brukerne i hele landet gode, rimelige og fremtidsrettede elektroniske kommunikasjonstjenester.

Kommunen samler inn opplysninger du oppgir ved personlig oppmøte, telefon, e-post, brev eller når du benytter ulike elektroniske søknadsskjemaer.  

Kommunen innhenter også nødvendig personopplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller registre, eksempelvis ligningsopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret.

Du har alltid rett til å få vite fra hvor vi henter opplysninger om deg. Det er det enkelte tjenesteområdet som skal opplyse deg om dette. 

De vanligste personopplysningene Kvinesdal kommune behandler er:

• Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse
• Opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap
• Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn, sivilstatus
• Helseopplysninger som diagnose og hvilke medisiner du bruker
• Opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbygger benytter, eksempelvis barnehage, skole, byggesak, renovasjon m.m.
• Opplysninger som trengs i forbindelse med det å være ansatt i kommunen, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet

Du kan lese mer om hva som regnes som personopplysninger på Datatilsynets nettsider.

Dine personopplysninger vil i hovedsak behandles i våre ulike IT-systemer. 

Det er bare ansatte med tjenstlig behov som har tilgang til IT-systemene og til bygningene der personopplysningene er lagret, og vi kontrollerer de ansattes behandling av personopplysninger i datasystemene. Tekniske tiltak i form av viruskontroll, brannmur o.l. skal hindre uvedkommende å få tilgang til din informasjon via datanettverket. Alle medarbeidere i kommunen er også underlagt taushetsplikt etter Forvaltningsloven, og gjennomgår jevnlig opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles.

Kommunen følger også Norm for informasjonssikkerhet i helse- og omsorgssektoren (Normen)

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Dette vil bli gjort når vi er forpliktet til det, og mottaker kan for eksempel være NAV, sykehus, domstolene, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) med flere.

Når dine personopplysninger behandles i IT-systemer som ligger hos ekstern leverandør, har vi som kommune databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lover og forskrifter. I noen tilfeller lagres leverandørenes data i et tredjeland. I slike tilfeller ser vi som behandlingsansvarlig til at det bare brukes land som EU-kommisjonen har uttalt er sikre.

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Hvis du trekker samtykket ditt, er vi forpliktet til å slette personopplysninger om deg. Merk at personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt, lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Kvinesdal kommune ved kommunedirektøren er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger.

Den behandlingsansvarlige er ansvarlig for å behandle personopplysninger på en lovlig, rettferdig og gjennomsiktig måte, ha et behandlingsgrunnlag, behandle personopplysningene på en sikker måte, sikre at de registrerte får utøvd sine rettigheter, og en rekke andre plikter.  

Kvinesdal kommune bruker Facebook og Instagram. Når vi velger å bruke disse kanalene blir vi bundet til deres vilkår for bruk av tjenestene. 

Når du deler innlegg eller gir kommentarer på sosiale medier, lagres informasjonen på det aktuelle stedet.

Et godt råd er å sette deg inn i personvernerklæringen du godtar. Deltakelse på kommunens sider i sosiale medier er frivillig.

På vårt nettsted gir vi som kommune innbyggere muligheten til å gi tilbakemelding på nettsidenes innhold. Her kan du sende inn en kommentar, samt gi karakterer. Vi ber om at det ikke sendes inn personsensitive data.

Tilbakemeldinger sendt inn via dette skjemaet går til våre webredaktører og lagres i vårt system. Tilbakemeldingene benyttes til å forbedre og videreutvikle vår nettside.

Våre elektroniske skjema leveres av ACOS. For å kunne benytte deg av disse skjemaene er du nødt til å samtykke til egen personvernerklæring. Alle data overføres kryptert mellom din datamaskin og ACOS sine servere. Sikkerhetsnivået er det samme som i de fleste nettbanker.

For å sikre entydig identifisering, må du benytte deg av sikker innlogging ved elektronisk ID for å komme inn på «Min Side».  Du får kun opp data knyttet til deg som person. Du vil ikke få opp eventuelle firma, eller informasjon om andre i husstanden.

Kommunen lagrer anonymiserte loggdata for statistikkformål, men disse kan ikke knyttes opp til deg som person.